Раньше руководитель тратил больше 30 минут, чтобы поставить задачи команде после ежедневной планерки. Теперь — один запрос к ИИ-ассистенту, и 30+ карточек автоматически создаются, заполняются и распределяются по исполнителям за 3 минуты. Это результат внедрения Кайтена на металлообрабатывающем заводе ПФ-ФОРУМ.

Как процесс устроен изнутри — рассказывает Марина Вербицкая, руководитель отделения по работе с публикой и интегратор цифровых решений.

Несколько фактов о компании

ПФ-ФОРУМ занимается металлообработкой — работает в формате B2B и выполняет как госконтракты, так и коммерческие заказы. По итогам 2025 года компания вошла в число крупнейших предприятий отрасли по обороту. В штате — более 250 сотрудников.

Кроме основного производства, компания активно развивает новые направления:

• Раз в пару месяцев проводит обучающие мероприятия для руководителей других организаций по всей России — прямо на своём производстве. Рассказывает о цифровизации, внедрении управленческих инструментов, включая Кайтен, и использовании искусственного интеллекта.
• Создала собственное ПО для цифрового контроля каждого станка и каждого сотрудника.
• Формирует производственный кластер ПФ-ФОРУМ, куда приглашает малые предприятия, чтобы дать им доступ к своему пулу заказов.

Цифровизация — часть стратегии. Но управление задачами офисных команд долгое время оставалось в стороне: задачи, основанные на устных договорённостях и записях в блокнотах, терялись между планерками. Было понятно — это нужно менять.

Компании требовался таск-трекер. Причина — проста.

Собственное ПО оцифровало всё производство — от материалов до технологических операций. Но задачи между людьми в этой системе не ведутся — она для этого не предназначена. Без прозрачного управления задачами процессы начинали срываться.

До Кайтена руководители держали задачи в голове и блокнотах — и они терялись

Каждый руководитель вёл задачи по-своему: кто-то записывал в ежедневник, кто-то — вспоминал на ходу. У одного могло быть 15–20 подчинённых, а за неделю накапливался большой объём договорённостей. К моменту планерки многие из них забывались.

Встречи начинались с координации — минимум 30 минут уходило на то, чтобы разобраться, кто, что и когда должен был сделать. Часть задач всплывала, когда дедлайн уже горел.

Задачи улетали в пустоту. Если их нигде не зафиксировали — они фактически были утеряны, и мы не могли закрыть проекты. Все буквально стояло на месте.

Идея внедрить Кайтен пришла с обычной канбан-доски на стене

Идея появилась после поездки: в одной из компаний увидели физические канбан-доски на стенах. Во время координаций руководители передвигали карточки, обновляя статусы в режиме реального времени. Метод был простым и наглядным. Но переносить его в физическом виде не имело смысла — компания уже шла по пути полной цифровизации.

Почему выбрали Кайтен

На тот момент у Мариной Вербицкой не было команды по интеграции, поэтому выбор был во многом интуитивным. После тестирования нескольких таск-трекеров она остановилась на Кайтене — в первую очередь из-за визуальной понятности интерфейса. Также важны были три критерия:

• Единое рабочее пространство с открытым доступом. Настройка прав и разграничений не должна быть запутанной.
• Визуальная прозрачность. Статус задач должен быть виден с первого взгляда — без отчётов и запросов.
• Открытый API. Система должна легко интегрироваться с другими решениями, включая собственную инфраструктуру.

Уже на первых этапах стало ясно, что Кайтен закрывает все три запроса. Дополнительный плюс — высокая гибкость: инструмент настраивается под специфику предприятия, а не наоборот.

Как прошло внедрение. Спойлер: было непросто

Компания не стала внедрять Кайтен сразу для всех. Процесс проходил поэтапно.

Этап 1. Сначала Кайтен использовали для личных задач

Марина начала с себя — в середине 2024 года перенесла свои задачи из Trello в Кайтен. Постепенно подключала коллег, с которыми чаще всего взаимодействовала.

Вместо писем и разрозненных сообщений она стала сразу ставить задачи через карточки. Так сформировалась привычка: вся рабочая коммуникация проходит через таск-трекер.

Для тех, кто игнорировал уведомления, появилось простое решение — бот, который отправлял письмо при создании новой карточки с прямой ссылкой на неё. Пользоваться системой стало проще — не нужно ничего искать, достаточно открыть письмо.

Этап 2. Пилот на ИТ-отделе — встретили со скепсисом

Следующим подключился ИТ-отдел. Первая реакция была предсказуемой:

«Опять что-то придумали. Опять вам не работается спокойно».

Чтобы преодолеть сопротивление, показывали, как Кайтен работает на практике — например, что теперь не нужно ждать планерки, чтобы поставить задачу. Достаточно зайти на канбан-доску и создать карточку.

Постепенно команда начала использовать систему. Когда стало понятно, что задачи не теряются, а коммуникация упрощается, скепсис исчез.

Этап 3. Масштабирование началось, когда подключились руководители

Чтобы внедрить инструмент во всех отделах, нужно было сначала показать его руководителям. Пока начальник не использует систему и не видит её ценности, команда не подключится. Но как только руководство начинает использовать Кайтен — сотрудники следуют за ним.

В ПФ-ФОРУМ руководители быстро поддержали внедрение — и это стало переломным моментом. После этого команды подключались одна за другой без сопротивления.

Работу в Кайтене разделили на отдельные пространства

Сегодня Кайтен регулярно используют 4 отдела:

• Отделение развития, включающее IT-отдел;
• Производственное отделение;
• Отделение построения;
• Отделение квалификации.

Скоро к ним присоединится и бухгалтерия. Руководитель финансового отделения уже изучает систему, чтобы обучить команду.

Под каждое отделение создано собственное пространство. Внутри — несколько досок под разные потоки работ.

Такой подход не смешивает контексты. Производственные задачи идут своим потоком — со своими этапами, сроками и исполнителями. Контент-план живёт по другой логике — с дедлайнами, согласованиями и правками. Задачи помощника — это отдельный тип работы с быстрыми поручениями.

Все процессы разделены на отдельные доски — под каждый тип задач. Это упрощает контроль загрузки сотрудников и не смешивает разные виды работы.

Как это работает на практике

Отделение развития. Добавлены доски:

• Развитие — стратегические инициативы, работа с партнёрами, внешние и внутренние проекты;
• Контент-план — вся информация по соцсетям и публикациям;
• Помощник — задачи бизнес-ассистента.

ИТ-отдел. Доска разбита по исполнителям: у каждого разработчика — своя дорожка, обязательные поля и сроки.

На одном экране видна загрузка всей команды — это добавляет дисциплины и делает работу прозрачной.

Производственное отделение. Самое насыщенное пространство. У одного начальника участка может быть 15–20 подчинённых, каждому нужно ставить задачи ежедневно.

Как выстроили этапы

Вместо стандартного «Очередь — В работе — Готово» создали поток, подходящий под рабочий процесс:

• Идеи — всё, что ещё не стало задачей, но заслуживает внимания;
• Цель — ориентир на квартал;
• Задача на неделю — что нужно закрыть до конца недели;
• Задача на сегодня — приоритеты дня;
• Ждун — задачи, заблокированные из-за внешних факторов;
• Сделано — завершённые задачи.

Колонка «Ждун» стала центральной. Её обсуждают на ежедневной 10-минутной планерке:

• Что тормозит сотрудника?
• Кто или что блокирует задачу?
• Что нужно для завершения?

Остальные колонки почти не обсуждают — статусы видны в Кайтене без объяснений.

Механизм блокировок

Когда задача зависает из-за внешнего фактора, сотрудник перемещает её в «Ждун» и ставит блокировку. Блокировка бывает двух типов:

• Привязана к сотруднику — автоматически создаётся карточка с просьбой решить вопрос.
• Внешняя причина — в комментарии указывается, например: «ожидаем материалы от поставщика, срок — пятница».

Руководители анализируют паттерны блокировок и принимают управленческие решения. Это не для санкций, а для оптимизации процессов.

Обязательные поля

В производственном и IT-пространствах настроены обязательные поля. Карточку нельзя создать без указания времени на выполнение. Это дисциплинирует и делает прогнозирование нагрузки реалистичным.

У руководителей не хватало времени описывать задачи — решили с помощью ChatGPT

Когда Кайтен уже работал, вскрылась новая проблема: не все руководители успевали качественно заполнять карточки. Особенно на производстве — после планерки нужно было поставить 15–20 задач. На это уходило больше 30 минут.

В карточках появлялись формулировки вроде «купить карандаш» — без контекста, цели и критериев. Дальше — уточнения, вопросы, потеря времени.

Проблема была не в дисциплине, а в объёме ручной работы. Нужно было ускорить процесс без потери качества.

Марина активно работала с ИИ и решила попробовать ChatGPT, чтобы превратить короткую формулировку в полноценную задачу. Прямое подключение через API отменили — стоимость токенов оказалась слишком высокой.

Решение нашлось в разделе Actions («Создание нового действия») в ChatGPT. Через него удалось настроить интеграцию с Кайтеном без написания кода — с помощью кастомного ИИ-ассистента «Kaiten Router».

В настройках прописали схему взаимодействия с API Кайтена:

• Номера досок для каждого руководителя;
• Номера строк (дорожек) для каждого сотрудника;
• Имена сотрудников, привязанные к пространствам;
• Инструкции по формату задачи: объём, цель, контекст, шаги;
• Правила присвоения меток по типу задачи.

Важно: для каждого руководителя настроен отдельный ассистент с личным API-ключом. Задачи создаются от его имени — он автоматически становится заказчиком. Путаницы не возникает.

Как теперь ставят задачи за 2–3 минуты с помощью ИИ-ассистента

Руководитель открывает GPT-ассистента и вводит задачи через запятую — в произвольном формате. Затем подтверждает действие.

После подтверждения Kaiten Router создаёт задачи, указывает их названия и ID карточек.

Каждая карточка автоматически:

• Появляется в нужном пространстве и на нужной дорожке — по имени сотрудника;
• Получает развёрнутое описание: цель, контекст, шаги;
• Снабжается критериями приемки — как понять, что задача выполнена;
• Помечается метками по типу задачи — через автоматизации в Кайтене;
• Назначается на конкретного сотрудника;
• Добавляет поставщика — руководителя, чей API-ключ использовался.

В результате действия, на которые раньше уходило 30+ минут, теперь занимают 2–3 минуты.

Кто сейчас использует ИИ-ассистента

Им пользуются две команды: производственное отделение и отделение развития. Каждое утро после планерки руководители формируют задачи через запрос к ассистенту. Если нужно — описание легко поправить вручную. Это удобнее, чем заполнять карточку с нуля.

Что изменилось: эффект до и после

Планерки сократились в 3 раза

Ежедневные планерки теперь длятся 5–10 минут вместо 30+. Задачи зафиксированы и видны всем до начала встречи. Обсуждают только «Ждун» — то, что реально тормозит работу.

Задачи перестали теряться

У каждой карточки есть срок, ответственный, описание. Руководитель в любой момент может проверить прогресс — без звонков и встреч. Проекты больше не зависают из-за забытых задач.

Гендиректор видит картину целиком

Гендиректор видит, сколько задач выполнил каждый сотрудник — без отчётов и встреч. Большинство руководителей приходят на координации с ноутбуками и сверяют записи с досками. Те, кто приносит блокноты, — скорее исключение.

Скорость постановки задач

Раньше начальник участка тратил до 30 минут на ручную постановку задач. Теперь — один запрос к ИИ-ассистенту, и все карточки созданы, заполнены и распределены.

Как обучают сотрудников — практика важнее теории

Для онбординга создали инструкцию по работе в Кайтене. Параллельно строят собственную LMS-платформу — корпоративную базу знаний с видеоуроками. Обучение по Кайтену войдёт туда как мини-курс.

Начальники обучают своих сотрудников самостоятельно — знания передаются сверху вниз и встраиваются в контекст подразделения.

Бесполезно рассказывать, как нужно работать. Сотрудник должен настроить пространство под себя и понять, какие задачи он может закрывать с помощью Кайтена. Только тогда обучение даст результат — до этого момента оно просто не приживётся.

Что планируют дальше

Создать сводную доску. Следующий шаг — единое пространство для гендиректора, где агрегируется статус задач по всем проектам и командам. Это нужно, чтобы отслеживать большое количество параллельных инициатив.

Транскрибация планерок через ИИ. Планируют записывать координации, автоматически транскрибировать с помощью Кайтен AI и создавать задачи из текста. Технически это уже возможно — в интерфейсе Кайтена можно выделить фрагмент текста и мгновенно создать задачу.

Подключить бухгалтерию. Руководитель уже осваивает инструмент. В ближайшее время команда перейдёт в Кайтен.

Оцифровать отдел снабжения. Команда пока не подключена — сначала нужно стандартизировать процессы. Это одна из точек роста в цифровизации.

Главные выводы за 1,5 года

Опыт ПФ-ФОРУМ показывает: производственное предприятие может выстроить полноценную систему управления офисными командами. За 1,5 года компания перешла от записей в блокнотах к прозрачным канбан-доскам с автоматизацией на базе ChatGPT.

Три ключевых вывода:

1. Внедрение начинается с руководителей. Их готовность быть проводниками изменений — ключ к масштабированию.
2. Адаптируйте инструмент под процессы, а не наоборот. Стандартные шаблоны не всегда работают. Поток, выстроенный под предприятие, приживается быстрее.
3. Открытый API — стратегический актив. Он позволил интегрировать Кайтен с ChatGPT и сократить время на постановку задач. При выборе инструмента важно оценивать не только текущие, но и будущие возможности интеграций.

Раньше руководитель тратил больше 30 минут, чтобы поставить задачи команде после ежедневной планерки. Теперь — один запрос к ИИ-ассистенту, и 30+ карточек автоматически создаются, заполняются и распределяются по исполнителям за 3 минуты. Это результат внедрения Кайтена на металлообрабатывающем заводе ПФ-ФОРУМ.

Как процесс устроен изнутри — рассказывает Марина Вербицкая, руководитель отделения по работе с публикой и интегратор цифровых решений.

Но сначала — несколько фактов о компании

ПФ-ФОРУМзанимается металлообработкой — мы работаем в формате B2B и выполняем как госконтракты, так и коммерческие заказы. По итогам 2025 года мы вошли в число крупнейших предприятий отрасли по обороту. В штате компании 250+ сотрудников.

Кроме основного производства, мы активно развиваем новые направления:

• Раз в пару месяцев проводим обучающие мероприятия для руководителей других организаций по всей России — прямо на нашем производстве. Рассказываем про цифровизацию, про внедрение управленческих инструментов, в том числе про Кайтен, и про использование  искусственного интеллекта в компании;
• Создали собственное ПО, которое позволяет в цифровом формате контролировать каждый станок и работу каждого сотрудника;
• Создаем производственный кластер ПФ-ФОРУМ, куда приглашаем малые предприятия, чтобы дать им возможность получить доступ к нашему пулу заказов.

Цифровизация для нас — часть стратегии. Но управление задачами офисных команд долгое время оставалось в стороне — задачи, которые держались только на устных договоренностях и записях в блокнотах, терялись между планерками. Мы понимали, что это нужно менять.

Нам требовался таск-трекер — и на это была веская причина

Мы разработали собственный софт и через него оцифровали все производство — от материалов до технологических операций.

Но задачи между людьми в этой системе не ведутся — она для этого не предназначена. А без прозрачного управления задачами процессы начинают теряться. Поэтому нам требовался отдельный инструмент для работы с задачами.

До Кайтена руководители держали задачи в голове и блокнотах — и они терялись

Каждый руководитель вел задачи по-своему: кто-то аккуратно записывал в ежедневник, кто-то — вспоминал на ходу. У одного руководителя в подчинении могло быть 15–20 сотрудников, за неделю накапливался большой объем договоренностей — и к моменту планерки они зачастую забывались или терялись.

Встречи чаще всего начинались с координации — как минимум 30 минут уходило на то, чтобы разобраться, кто, что и когда должен был сделать. А часть задач всплывала в момент, когда дедлайн уже горел.

Задачи улетали в пустоту. Если их нигде не зафиксировали — они фактически были утеряны, и мы не могли закрыть проекты. Все буквально стояло на месте.

Идея внедрить Кайтен пришла с обычной канбан-доски на стене

Идея внедрить таск-трекер появилась после рабочей поездки: в одной из компаний мы увидели физические канбан-доски на стенах — во время координаций руководители передвигали карточки, обновляя статус задач в режиме реального времени. Метод был простым и наглядным. Но переносить его в физическом виде не имело смысла — мы уже шли по пути полной цифровизации.

Почему остановились на Кайтене

На тот момент у меня еще не было команды по интеграции и развитию систем, поэтому первичный выбор был во многом интуитивным. После тестирования нескольких таск-трекеров я остановилась на Кайтене — в первую очередь из-за визуальной понятности интерфейса. Но были и еще 3 принципиальных критерия:

• Единое рабочее пространство с открытым доступом. Настройка прав и разграничений не должна была быть слишком запутанной.
• Визуальная прозрачность.Статус задач должен был быть виден с первого взгляда — без дополнительных отчетов и запросов.
• Открытый API — обязательное условие.Система должна была легко интегрироваться с другими решениями, в том числе с нашей собственной инфраструктурой.

Еще на первых этапах сразу стало понятно, что Кайтен закрывает все 3 запроса. Дополнительный плюс — высокая гибкость: инструмент настраивается под специфику предприятия, а не наоборот.

Как прошло внедрение. Спойлер: было непросто

Внедрять Кайтен сразу для всей компании мы не стали. Решили сделать этот процесс поэтапным.

Этап 1. Сначала Кайтен использовали для личных задач

Я начала с себя — в середине 2024 года перенесла свои задачи из Trello в Kaiten. Затем постепенно подключала коллег, с которыми взаимодействовала чаще всего.

Вместо писем и разрозненных сообщений сразу ставила задачи в системе — через карточки. Так шаг за шагом сформировалась привычка: вся рабочая коммуникация проходит через таск-трекер.

Для тех, кто все же не видел или игнорировал уведомления о задачах и продолжал использовать почту, нашлось простое решение — бот, который отправлял письма при создании новой карточки с прямой ссылкой на нее. В итоге пользоваться таск-трекером стало еще проще — не нужно ничего искать вручную, достаточно открыть письмо и перейти по ссылке.

Этап 2. Затем попробовали пилот на ИТ-отделе — нас встретили со скепсисом

Следующим подключился ИТ-отдел. Первая реакция была предсказуемой:

«Опять что-то придумали. Опять вам не работается спокойно».

Чтобы преодолеть сопротивление, показывали, как Кайтен работает на практике — например, рассказывали, что теперь больше не нужно ждать планерок, чтобы поставить задачу сотруднику. Вместо этого можно зайти на канбан-доску в Кайтене и создать там карточку.

Постепенно команда начала использовать систему в ежедневной работе. А когда стало видно, что задачи не теряются, а коммуникация становится проще, скепсис ушел сам собой.

Этап 3. Масштабирование началось, когда подключились руководители

Чтобы внедрить инструмент во всех отделах, нужно было в первую очередь показать его руководителям. Пока начальник сам не использует систему и не понимает ее ценности, его команда тоже не будет включаться. Но как только руководство принимает осознанную позицию и начинает транслировать ее сотрудникам — они, как правило, подключаются без дополнительного давления.

В нашем случае руководители быстро поддержали внедрение Кайтена —  и это стало переломным моментом. После этого команды начали подключаться одна за другой, без заметного сопротивления.

Для удобства разделили работу в Кайтене на отдельные пространства

Сегодня Кайтен регулярно полноценно используют 4 отдела:

• Отделение развития, включающее IT-отдел;
• Производственное отделение;
• Отделение построения;
• Отделение квалификации.

Вот-вот к нам присоединится и  бухгалтерия. Руководитель финансового отделения уже изучает систему, чтобы потом обучить свою команду.

Под каждое отделение создали собственное пространство. Внутри — несколько досок под разные потоки работ.

Такой подход позволяет не смешивать контексты. Так, например, производственные задачи идут своим потоком — у них собственные этапы, сроки и исполнители. Контент-план живет по другой логике — там важны дедлайны публикаций, согласования и правки. А задачи помощника или руководителя — это вообще отдельный тип работы с быстрыми поручениями и переключениями.

Все процессы разделили на отдельные доски — под каждый тип задач. Так стало проще видеть загрузку сотрудников и не смешивать разные виды работы.

Вот как это выглядит на практике:

Отделение развития.Здесь добавили несколько досок:

• Доска развития— на ней отмечаем стратегические инициативы, работу с партнерами, внешние и внутренние проекты;

• Доска контент-плана— содержит всю информацию по соцсетям и публикациям;
• Доска помощника— здесь хранятся задачи бизнес-ассистента.

ИТ-отдел.Доску ИТ-отдела разбили по исполнителям: у каждого разработчика — своя дорожка, обязательные поля и время на выполнение.

На одном экране видна загрузка всей команды — это добавляет дисциплины и делает работу каждого сотрудника прозрачной.

Производственное отделение.Самое насыщенное пространство в компании. У одного начальника участка может быть 15–20 подчиненных, каждому нужно ежедневно ставить задачи.

Как выстроили этапы

Вместо стандартного набора этапов «Очередь — В работе — Готово» выстроили поток, подходящий под наш рабочий процесс:

• Идеи— все, что еще не оформилось в задачу, но заслуживает внимания;
• Цель— ориентир на квартал;
• Задача на неделю— что нужно закрыть до конца недели;
• Задача на сегодня— приоритеты текущего дня;
• Ждун— задачи, заблокированные из-за внешних факторов;
• Сделано— завершенные задачи.

Колонка «Ждун» стала центральным элементом системы. Именно ее мы регулярно обсуждаем на ежедневной 10-минутной планерке:

• Что тормозит сотрудника?
• Кто или что блокирует задачу?
• Что нужно для завершения задачи?

Остальные колонки практически не обсуждаем — статус каждой задачи и так виден в Кайтене без дополнительных объяснений.

Стали использовать механизм блокировок

Когда задача зависает из-за внешнего фактора, сотрудник перемещает ее в «Ждун» и ставит блокировку. Блокировка бывает 2 типов:

• Привязана к конкретному сотруднику — автоматически создается карточка этому человеку с просьбой решить вопрос.
• Причина внешняя — в блокировке прописывается комментарий: например, «ожидаем материалы от поставщика, срок — пятница».

Руководители анализируют паттерны блокировок и после этого принимают управленческие решения. Это нужно не для санкций, а для точечных разговоров и оптимизации процессов.

Добавили обязательные поля

В производственном и IT-пространствах настроили обязательные поля — карточку невозможно создать без указания необходимого времени на выполнение задачи. Это дисциплинирует и делает прогнозирование нагрузки реалистичным.

У руководителей не было времени описывать задачи — мы решили эту проблему с помощью ChatGPT

Когда Кайтен уже внедрили и команды начали работать в системе, вскрылась новая проблема.

Выяснилось, что не все руководители успевали качественно заполнять карточки. Особенно остро проблема ощущалась на производстве, где после утренней планерки нужно поставить 15–20 задач разным сотрудникам. У каждого своя дорожка и свое пространство. На это уходило больше 30 минут ежедневно.

Это привело к тому, что иногда в карточках появлялись формулировки в стиле «купить карандаш» — без контекста, цели и критериев выполнения. Дальше все шло по знакомому сценарию — уточнения в переписке, дополнительные вопросы, потеря времени.

Стало понятно — проблема не в дисциплине и не в инструменте, а в том, что постановка задач занимала слишком много времени. Нужен был способ делать это быстрее и без потери качества.

На тот момент я активно работала с ИИ и решила попробовать использовать ChatGPT, чтобы превратить короткую формулировку в полноценную задачу с описанием, шагами и критериями результата. Рассматривала прямое подключение через API, но от идеи пришлось отказаться — стоимость токенов при регулярном использовании оказалась слишком высокой.

В итоге выход нашелся внутри самого ChatGPT:там есть раздел Actions («Создание нового действия»), который позволяет подключить внешний сервис через его API — без ручного написания кода. Именно так и получилось настроить интеграцию с Кайтеном через кастомного ИИ-ассистента — «Kaiten Router».

Далее в настройках прописала схему взаимодействия с API Кайтена, где указала:

• Номера всех досок для каждого руководителя;
• Номера строк (дорожек) для каждого сотрудника;
• Имена сотрудников, привязанные к конкретным пространствам;
• Инструкции по формату задачи: сколько символов, как раскрывать цель, контекст, шаги;
• Правила присвоения меток по типу задачи.

Важный момент: для каждого руководителя, который использует Kaiten Router, настроен отдельный ассистент с его личным API-ключом в поле аутентификации.

Так задачи создаются от имени конкретного руководителя — он автоматически становится заказчиком в карточке. И никакой путаницы не возникает.

Как теперь ставим задачи за 2–3 минуты при помощи ИИ-ассистент

Разобравшись с настройкой, перейдем к тому, как это выглядит в работе. Руководитель открывает GPT-ассистента и прописывает задачи через запятую — в произвольном формате:

Затем действие необходимо подтвердить:

После подтверждения действия Kaiten Router создает необходимые задачи, указывает их названия и ID карточек, где эти задачи находятся:

Каждая из карточек автоматически:

• Появляется в нужном пространстве и на нужной дорожке — по фамилии и имени сотрудника;
• Получает развернутое описание: цель, контекст, шаги к выполнению;
• Снабжается критериями приемки — как понять, что задача выполнена;
• Помечается метками по типу задачи — через автоматизации в Кайтене;
• Назначается на конкретного сотрудника как ответственного;
• Добавляет поставщика — руководителя, чей API-ключ использует ассистент.

Вот как выглядит пример карточки:

В результате все действия, на которые раньше уходило 30+ минут ручной работы, теперь занимают максимум 2-3.

Сейчас ИИ-ассистента используют 2 команды

А именно — производственное отделение и отделение развития. Каждое утро после планерки руководители формируют задачи для команды через запрос к ассистенту. Если описание задачи требует уточнения — его легко поправить вручную.  Это удобнее, чем каждый раз заполнять карточку с нуля.

Что изменилось: эффект до и после

Планерки сократились в 3 раза

Ежедневные планерки стали занимать 5–10 минут вместо 30+. Задачи зафиксированы и видны всем до начала встречи — не нужно тратить время на поиск контекста. Обсуждаем только колонку «Ждун» — то, что реально тормозит работу прямо сейчас.

Задачи перестали теряться

После создания карточки у нее появляется срок, ответственный, описание. В любой момент руководитель может посмотреть прогресс, без звонков и встреч. Проекты больше не зависают из-за того, что кто-то что-то забыл зафиксировать.

Гендиректор видит картину целиком

Гендиректор видит, сколько задач выполнил каждый сотрудник — без дополнительных отчетов и промежуточных встреч. Большинство руководителей теперь приходят на еженедельные координации с ноутбуками и сверяют свои записи с досками прямо в процессе обсуждения. Те, кто еще приносит блокнот, — скорее исключение.

Скорость постановки задач

Раньше начальник производственного участка тратил после планерки до 30 минут на то, чтобы вручную поставить задачи каждому из 15–20 подчиненных. Теперь один запрос к ИИ-ассистенту — и все карточки созданы, заполнены и распределены по нужным пространствам.

Как обучаем сотрудников — практика важнее теории

Для удобства онбординга сотрудников в Кайтене мы создали инструкцию по работе в таск-трекере. Параллельно строим собственную LMS-платформу — корпоративную базу знаний с видеоуроками. Обучение работе в Кайтене войдет туда отдельным мини-курсом.

Начальники отделов обучают своих сотрудников самостоятельно: так знания передаются сверху вниз и встраиваются в контекст конкретного подразделения.

Бесполезно рассказывать, как нужно работать. Сотрудник должен настроить пространство под себя и понять, какие задачи он может закрывать с помощью Кайтена. Только тогда обучение даст результат — до этого момента оно просто не приживется.

Что планируем дальше

Использовать сводную доску.Следующий шаг — создать единое пространство для гендиректора, где агрегируется статус задач по всем проектам и командам. По итогам стратегической сессии в конце 2025 года у компании появилось большое количество параллельных инициатив, отслеживать которые через отдельные пространства неудобно. Сводная доска закрыла бы эту потребность.

Проводить транскрибацию планерок через ИИ.В планах — выстроить процесс записи координаций с автоматической транскрибацией при помощи Кайтен AI и последующим созданием карточек. Технически это уже реализуемо: в браузерном интерфейсе Кайтена можно выделить фрагмент текста и мгновенно создать из него задачу.

Добавить бухгалтерию. Руководитель отделения уже самостоятельно осваивает инструмент. В ближайшем будущем планируем перевести в Кайтен всю команду.

Оцифровать отделение снабжения.Команда пока не подключена к Кайтену — сначала необходимо стандартизировать внутренние процессы. Это одна из реализуемых точек роста в цифровизации компании.

Вот наши главные выводы за 1,5 года

Опыт ПФ-ФОРУМ показывает: производственное предприятие способно выстроить полноценную систему управления офисными командами. За 1,5 года с Кайтен мы ушли от разрозненных записей в блокнотах и перешли на прозрачные канбан-доски с настроенным потоком задач и автоматизацией с ChatGPT.

Вот 3 вывода, которые можно перенять из этого опыта:

1. Внедрение начинается с руководителей.Готовность руководителей стать проводниками изменений — ключевое условие успешного масштабирования.
2. Адаптируйте инструмент под свои процессы, а не наоборот.Стандартные шаблоны не всегда подходят. Поток задач, выстроенный под процессы предприятия, приживается быстрее и работает эффективнее.
3. Открытый API — это стратегический актив. Именно он открыл нам возможность для интеграции с ChatGPT и кратно сократил время на постановку задач. При выборе инструмента стоит оценивать не только текущие потребности, но и потенциал для будущих интеграций.

Мы поделились своим опытом — но таких историй гораздо больше. Расскажите в комментариях: как вы используете ИИ в управлении задачами и где он уже оправдал ожидания?